演示前先列门店要完成的任务

看中医馆管理软件时，演示者常用功能菜单和宣传页面展示“全流程”，但门店真正关心的是员工能否完成手头任务。安排接待、店长、运营、财务和专业人员分别列出最常见的三个工作场景，例如查找公开经营资料、交接一项未完成答复、核对会员信息更正或查看营业数据。每项任务写明输入、完成结果和例外情况。

演示计划先限定本次评估范围：哪些功能必须验证，哪些暂不涉及，哪些需要合同或技术确认。诊疗记录、处方、远程问诊、自动提醒、库存或支付等能力，不能因为宣传资料提到就默认适用。专业和敏感资料是否进入系统，必须由有职责的专业、信息安全和合规岗位先核验。

用同一组脚本让不同供应方演示

所有候选方案使用相同脚本、相同测试数据和相同评分表。测试数据用虚构姓名和联系方式，不导入真实顾客资料。让演示人员现场完成查找、修改、确认权限、导出或撤回等任务，不接受只播放预录视频或展示一张效果图。员工在旁观察步骤数、错误提示、培训依赖和需人工补做的环节。

脚本应包含正常步骤和异常：同名记录如何区分、顾客要求更正如何处理、员工权限不足怎么办、网络中断后是否保存、资料误删如何恢复。每次操作都记录日期、版本、账号角色和实际结果。对方口头表示“支持”但现场没有验证的项目，标为待书面确认，不给满分。

把“自动”拆成触发、规则和责任

“自动提醒”“智能分析”这类说法要拆成具体问题：什么事件触发、谁设置条件、哪些对象会收到、顾客能否拒绝、异常是否提醒员工、是否能撤销、日志保留多久。演示时用虚构记录测试不同条件，观察重复发送、错误对象和状态变更时会发生什么。若不清楚触达规则或权限，不在真实顾客资料上试验。

对分析看板也要核对指标定义：数据来自哪个字段、更新频率如何、删除或修改后怎样处理、统计对象是否包含重复记录。展示一个图表不等于系统能支持门店决策。要求演示方指出资料来源和限制，评估团队同步写下不能自动完成的步骤与需要人工复核的地方。

重点检查角色权限和数据边界

用不同测试账号验证接待、店长和专业人员所见内容是否符合岗位需要。查看能否限制导出、下载、批量查看和跨门店访问；离职账号何时停用；操作记录是否可追溯。演示时如果无法提供测试方式或文档，列为供应方待确认项。没有完成权限核验前，不开放真实客户数据。

合同和技术附件应核实数据存储位置、访问主体、备份方式、故障告知、数据迁移和服务终止后的处理流程。此类条款由本机构相关负责人审查，演示口头说明不能替代书面约定。对健康资料和诊疗信息另作专业评估，经营工具能否管理会员档案不代表其适合保存任何医疗信息。

记录总成本和隐性操作

比较价格时统一周期、门店数、账号数、模块范围、实施服务、培训、迁移、消息费用、接口、续费和退出费用。要求将必须购买、可选购买和未包含项分开说明。免费演示或低价首期不等于长期成本低；若某些结果依赖额外人工维护，也应记录时间投入和岗位责任。

员工试用脚本时记录每个任务耗时、需要求助的次数、流程外记录数量和常见错误。复杂操作如果只能由一名管理员完成，应评估其请假或离职后的替代安排。成本不仅是账单，也包括维护流程、培训新员工和处理错误数据所耗费的门店时间。

形成可复查的选型决策

评分表分成必需条件、加分项和风险项，不能让界面美观抵消权限或数据问题。每项分数附上演示证据、书面材料链接、测试人和日期。关键需求没验证，不以平均分掩盖；高风险缺口直接列入暂缓条件。对业务影响大的能力，应安排一线员工和技术人员共同签字确认。

完成比较后，做一份决策备忘：门店需求、候选差异、未确认事项、成本口径、权限结论、试点范围和退出条件。若最终选择某方案，先在脱敏测试环境验证配置，再安排有限岗位试用。实际上线是否可用，必须由后续项目验收确认；选型演示只证明当次任务的表现，不代表所有版本或未来承诺。

演示中的成功路径也要留存配置截图、测试账号角色和版本号，避免员工把某次演示误认为正式合同承诺。若后续版本或套餐不同，重新核对关键任务。门店负责人保留问题清单和答复来源，采购决定前逐项关闭高风险未确认项。